Alternance - Assistant/Assisante de gestion

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’industrie et de la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 10 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.  

La Business Unit Villes & Territoires d’ARTELIA a vocation à imaginer, concevoir et aménager des villes et des territoires plus efficaces, harmonieux et durables.

Regroupant historiquement les équipes de proximité dans le domaine des infrastructures hydrauliques et urbaines, cette Business Unit pilote également le développement d’ARTELIA dans le domaine des déchets, des réseaux de chaleur urbains, des énergies renouvelables, des infrastructures aéroportuaires, de la ville intelligente…

En région Ouest, 220 femmes et hommes pluridisciplinaires, proches et réactifs œuvrent au quotidien aux côtés de leurs clients publics et privés sur tout le cycle de vie de leurs projets.

L’agence NORMANDIE est une agence basée à Hérouville Saint Clair, proche de Caen, dotée d’une équipe pluridisciplinaire d’une vingtaine de personnes, intervenant aussi bien en aménagement urbain qu’en hydraulique urbaine ou encore en hydraulique fluviale.

Vos missions

Votre tuteur accompagnera votre progression sur les missions suivantes :  

Assistante d'agence

• Etablir les fiches mouvements des collaborateurs entrants et sortants ;
• Assurer la logistique pour l'arrivée des nouveaux collaborateurs ;
• Participer à l’archivage de nos missions ;
• Participer à la veille commerciale des appels d’offres sur Vecteur Plus ou autre ;
• Elaboration des dossiers d’appels d’offres (dossier de candidature et dossiers offres, dépôt des dossiers en dématérialisation) ;
• «Reporting» commercial ;
• Assurer l’ouverture des missions (logiciel interne) ;
• Participer activement à la tenue des devis en cours et des prises de commande ;
• Préparer les factures clients (logiciel interne) et les faire valider par le Responsable de mission avant dépôt sur CHORUS ;
• Assurer la gestion administrative et financière de l’agence 
• Participer activement au recouvrement des créances échues selon la procédure en vigueur dans le groupe ;

Assistante de mission

• Assurer la préparation des fiches références des missions en lien avec les responsables de missions ;
• Elaborer et mettre en forme des documents dans le cadre des dossiers commerciaux ou des missions confiées à ARTELIA (Frappe de courriers, comptes rendus...) ;
• Organiser la gestion informatique des documents (répertoires de travail, livrés, archives…) ;
• Vérification des factures reçues, décomptes définitifs etc.) ;
• Sauvegarder les contrats dans l’outil « Base de Données Contrat » suivant la procédure en vigueur
• Etablir les contrats de co traitance et sous traitance 

Vos atouts 

Vous préparez une formation de niveau BAC+2 spécialisée en gestion/assistanat, vous souhaitez mettre en pratique vos connaissances et compétences dans une équipe à taille humaine au sein d'un grand Groupe.

Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d’équipe, une grande curiosité et l’envie d’apprendre seront vos atouts pour réussir.

Vous disposez d'une bonne maîtrise de l'orthographe, aimez travailler en équipe et avez un bon sens relationnel.